Freistellungsbescheinigung a umowa z niemieckim zleceniodawcą

Niemiecki zleceniodawca, który jest przedsiębiorcą, ma obowiązek potrącić 15% z każdej zapłaty za usługę budowlaną i odprowadzić tę kwotę do niemieckiego urzędu skarbowego – chyba że w dniu zapłaty ma od wykonawcy ważną Freistellungsbescheinigung. Dlatego zaświadczenie trzeba przekazać kontrahentowi, zanim zapłaci pierwszą fakturę lub zaliczkę, a nie „przy okazji”. Poniżej opisano, co zleceniodawca musi mieć przed zapłatą, jak przekazać dokument, co zrobić, gdy wygasa w trakcie zlecenia, oraz listę zagadnień do omówienia przed podpisaniem umowy.

Ten tekst nie jest poradą prawną co do treści umowy. Wskazuje tylko zagadnienia, które warto omówić z prawnikiem znającym prawo niemieckie i polskie, zanim kontrakt zostanie podpisany.

Co zleceniodawca musi mieć przed zapłatą

Zasady wynikają z niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (EStG, §§ 48–48d). W skrócie:

Kto potrąca. Obowiązek ma odbiorca usługi budowlanej wykonanej w Niemczech, jeśli jest przedsiębiorcą w rozumieniu niemieckiej ustawy o VAT albo osobą prawną prawa publicznego (§ 48 ust. 1 EStG). Prywatny inwestor nie potrąca.
Ile. 15% „Gegenleistung”, czyli zapłaty. Ustawa definiuje ją jako wynagrodzenie powiększone o podatek VAT (§ 48 ust. 3 EStG). Według pisma niemieckiego Ministerstwa Finansów z 19 lipca 2022 r. (Rn. 79) dotyczy to także faktur w odwrotnym obciążeniu (§ 13b UStG) – do podstawy potrącenia wlicza się VAT, mimo że rozlicza go zleceniodawca.
Każda zapłata się liczy. Według urzędowego Merkblatt potrącenie dotyczy każdej płatności – także zaliczek i płatności częściowych (Abschlagszahlungen), a nie dopiero rozliczenia końcowego.
Kiedy potrącenia nie ma. Gdy w momencie zapłaty kontrahent ma ważną Freistellungsbescheinigung albo gdy łączne zapłaty dla danego wykonawcy od tego zleceniodawcy w roku kalendarzowym prawdopodobnie nie przekroczą 5000 euro (15 000 euro, jeśli zleceniodawca wykonuje wyłącznie określone zwolnione z VAT usługi najmu) – § 48 ust. 2 EStG. Kwoty zleceń od jednego zleceniodawcy w roku się sumuje.

Najważniejsze słowa to „w momencie zapłaty”. Nie ma znaczenia, że zaświadczenie było ważne w dniu podpisania umowy albo wystawienia faktury. Liczy się dzień, w którym pieniądze wychodzą od zleceniodawcy.

Dla zleceniodawcy zaświadczenie to także ochrona: jeśli w chwili zapłaty miał Freistellungsbescheinigung, na której mógł polegać, nie odpowiada za niepobrany podatek (§ 48a ust. 3 EStG), a niemiecki urząd nie zakwestionuje mu kosztu z tytułu tej płatności na podstawie § 160 AO (§ 48b ust. 5 w zw. z § 48 ust. 4 EStG). Dlatego kontrahent ma uzasadniony powód, by nie płacić bez potrącenia, dopóki nie zobaczy dokumentu.

Jak przekazać zaświadczenie

Według Merkblatt Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (BZSt):

Rodzaj zaświadczenia	Co trafia do kontrahenta
Ogólne (bez ograniczenia do konkretnego zlecenia)	Wystarczy kopia albo przesłanie elektroniczne
Ograniczone do konkretnej usługi budowlanej (wymieniony zleceniodawca)	Oryginał – dla zleceniodawcy, który jest w nim wskazany

Zaświadczenie trzeba przedstawić, zanim zleceniodawca zapłaci za usługę. Urząd może wydać zaświadczenie ogólne albo ograniczone do jednego zlecenia – od tego zależy, czy wystarczy kopia, czy potrzebny jest oryginał.

Zleceniodawca ma obowiązek sprawdzić dokument: czy jest czytelny, ma pieczęć urzędową i numer bezpieczeństwa (Sicherheitsnummer). Ważność może potwierdzić bezpłatnie w portalu BZSt (EIBE) – do zapytania potrzebuje kraju związkowego, numeru podatkowego firmy wykonawcy i numeru bezpieczeństwa z zaświadczenia. Samą nazwą firmy nie da się sprawdzić.

Kontrahent przechowuje kopię (lub oryginał). Przy obowiązku prowadzenia ksiąg Merkblatt wskazuje okres 6 lat.

W praktyce dobrze sprawdza się wysłanie kopii mailem razem z podpisaną umową i prośba o potwierdzenie, że dział księgowości ją otrzymał. W dużych firmach płatności obsługuje często inny dział niż ten, który podpisuje umowę.

Co, gdy zaświadczenie wygasa w trakcie zlecenia

Freistellungsbescheinigung jest terminowa. Według Merkblatt urząd wydaje ją najwyżej na 3 lata od wystawienia, może ustalić krótszy okres lub wydać zaświadczenie na konkretny projekt. Zaświadczenie na jedno zlecenie także ma datę ważności. Wydaje się je też z zastrzeżeniem możliwości odwołania (Widerrufsvorbehalt).

Jeśli kontrakt trwa dłużej niż ważność zaświadczenia:

Datę „gültig bis” warto sprawdzić już przy podpisywaniu umowy i porównać z harmonogramem płatności.
Wniosek o nowe zaświadczenie dobrze złożyć z wyprzedzeniem – czas rozpatrzenia zależy od urzędu i kompletności dokumentów.
Nowe zaświadczenie należy przekazać kontrahentowi przed pierwszą płatnością po dacie wygaśnięcia starego.

Firmy, które nie mają doświadczenia z niemieckim urzędem, często korzystają z zewnętrznej pomocy w uzyskaniu Freistellungsbescheinigung. Decyzję o wydaniu zaświadczenia i tak zawsze podejmuje właściwy Finanzamt.

Jeśli w dniu zapłaty ważnego zaświadczenia nie ma, zleceniodawca potrąca 15% z tej płatności – nawet gdy wcześniejsze faktury z tego samego kontraktu zapłacił w całości.

Osobna sytuacja to odwołanie lub cofnięcie zaświadczenia przez urząd. Przy zaświadczeniu na konkretne zlecenie urząd sam informuje wskazanego zleceniodawcę (§ 48b ust. 4 EStG). Według Merkblatt cofnięcie zaświadczenia wydanego niezgodnie z prawem (§ 130 AO) może oznaczać, że zleceniodawca musi „nadrobić” potrącenie za wcześniejsze płatności z następnej zapłaty.

Gdy kontrahent i tak potrąci 15%

Zdarza się, że zleceniodawca potrąci podatek mimo ważnego zaświadczenia (np. bo dokument nie dotarł do księgowości) albo dlatego, że zaświadczenia faktycznie brakowało. Wtedy:

Warto poprosić o rozliczenie potrącenia. Zleceniodawca musi przekazać wykonawcy rozliczenie zawierające: nazwę i adres wykonawcy, kwotę i datę faktury, dzień zapłaty, wysokość potrącenia oraz urząd skarbowy, w którym zgłosił potrącenie (§ 48a ust. 2 EStG).
Trzeba pamiętać, czym ten dokument jest. Merkblatt zaznacza, że to rozliczenie nie jest zaświadczeniem podatkowym i samo w sobie nie daje prawa do zwrotu, ale ułatwia urzędowi zaliczenie potrąconej kwoty. Należy je zachować razem z fakturą i potwierdzeniem przelewu.
Potrącona kwota nie przepada automatycznie. Trafia do urzędu właściwego dla firmy wykonawcy (nie dla zleceniodawcy) i może zostać zaliczona na jej niemieckie podatki albo zwrócona na wniosek (§ 48c EStG). Wniosek o zwrot składa się na urzędowym wzorze najpóźniej do końca drugiego roku kalendarzowego po roku, w którym potrącenie zgłoszono – np. dla potrącenia zgłoszonego w 2026 r. do końca 2028 r. (chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania daje dłuższy termin). Czy zwrot się należy i w jakiej wysokości, zależy od sytuacji podatkowej firmy w Niemczech.

To dwie różne sprawy: Freistellung chroni przed potrąceniem przy przyszłych płatnościach, a zwrot dotyczy pieniędzy już potrąconych. Uzyskanie zaświadczenia nie oddaje kwot potrąconych wcześniej.

Rozliczenia potrąceń warto przechowywać razem z fakturami za usługi budowlane wykonane w Niemczech – ułatwia to późniejszy wniosek o zaliczenie lub zwrot.

Przykład (liczby umowne)

Faktura na 10 000 euro, płatna w dwóch ratach. Dla uproszczenia przyjęto, że podstawa potrącenia każdej raty wynosi 5000 euro. Pierwsza rata wpływa w marcu, gdy zaświadczenie jest ważne – zleceniodawca płaci całość. Zaświadczenie wygasa w kwietniu, nowego jeszcze nie ma, druga rata jest płatna w maju. Zleceniodawca potrąca 15% z drugiej raty (750 euro), wypłaca 4250 euro i do 10 czerwca zgłasza oraz odprowadza 750 euro do urzędu właściwego dla firmy wykonawcy (§ 48a ust. 1 EStG). Te 750 euro wykonawca może potem próbować odzyskać w trybie § 48c EStG – nowe zaświadczenie samo ich nie zwróci.

Przy fakturze w odwrotnym obciążeniu podstawa potrącenia jest wyższa niż kwota netto, bo – jak wskazano wyżej – wlicza się do niej VAT rozliczany przez zleceniodawcę. Potrącenie jest wtedy odpowiednio wyższe niż 15% kwoty netto.

Lista zagadnień do umowy i korespondencji

Poniższe punkty to zagadnienia do omówienia z prawnikiem – nie gotowe zapisy umowne.

Przed podpisaniem umowy

Czy zleceniodawca jest przedsiębiorcą (wtedy dotyczy go obowiązek potrącenia)?
Czy firma ma ważną Freistellungsbescheinigung i do kiedy? Czy obejmuje cały okres płatności?
Zaświadczenie ogólne czy na konkretne zlecenie (kopia czy oryginał)?
Jaki jest harmonogram płatności – zaliczki, raty, kaucje, rozliczenie końcowe?

Zagadnienia do omówienia z prawnikiem

Kiedy, w jakiej formie i na jaki adres (np. księgowość) zaświadczenie trafia do kontrahenta?
Jak kontrahent dowiaduje się o nowym zaświadczeniu po wygaśnięciu starego?
Jak strony postępują, gdy w dniu zapłaty zaświadczenia nie ma lub jest odwołane?
W jakim terminie zleceniodawca przekazuje rozliczenie potrącenia z danymi z § 48a ust. 2 EStG?
Jak rozumieć wynagrodzenie „netto/brutto” w kontekście ewentualnego potrącenia?

W trakcie zlecenia

Przed każdą płatnością: czy zaświadczenie jest ważne?
Po każdej płatności: czy kwota się zgadza? Jeśli nie – prośba o rozliczenie potrącenia.
Archiwum: umowa, faktury, potwierdzenia przelewów, kopie zaświadczeń, rozliczenia potrąceń, korespondencja.

Najczęstsze pytania

Czy wystarczy wysłać zaświadczenie mailem?

Przy zaświadczeniu ogólnym Merkblatt dopuszcza kopię lub przesłanie elektroniczne. Przy zaświadczeniu ograniczonym do konkretnej usługi wymagany jest oryginał dla wskazanego zleceniodawcy.

Kontrahent nie może sprawdzić zaświadczenia online. Co robić?

Do sprawdzenia w portalu BZSt potrzebny jest numer podatkowy, kraj związkowy i numer bezpieczeństwa. Jeśli wynik się nie zgadza, BZSt odsyła do urzędu, który wystawił zaświadczenie.

Czy mała faktura też podlega potrąceniu?

Nie, jeśli łączne zapłaty od tego zleceniodawcy w roku kalendarzowym prawdopodobnie nie przekroczą 5000 euro (w szczególnym przypadku 15 000 euro). Liczy się suma, nie pojedyncza faktura.

Czy po uzyskaniu zaświadczenia zleceniodawca odda potrącone 15%?

Nie. Potrącona kwota trafia do niemieckiego urzędu skarbowego. Odzyskuje się ją od urzędu (zaliczenie albo zwrot na wniosek), a nie od kontrahenta.

Przed pierwszą fakturą

Najprostszy sposób, by uniknąć potrącenia, to uzyskać zaświadczenie przed rozpoczęciem kontraktu i przekazać je kontrahentowi przed pierwszą płatnością. Wniosek składa się w niemieckim urzędzie skarbowym właściwym dla firmy; decyzję wydaje urząd.

Przy pierwszym kontrakcie w Niemczech warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub biura, np. Zwrot-podatkow.pl, które zajmuje się m.in. wnioskami o Freistellungsbescheinigung dla polskich firm. Kwestie umowne warto natomiast omówić z prawnikiem.

Źródła